Comment ne pas se tromper dans le choix d'une solution de gestion vidéo (VM) ? Dans la première partie de cet article, nous avons abordé les éléments clés de la construction d'un projet de VM. Dans cette seconde partie, nous allons partager avec vous notre retour d'expérience sur les acteurs impliqués dans le projet : leur profil, leurs besoins et leur impact.
Afin d’avoir une vision claire et juste du besoin en VM, il faut dialoguer avec l’ensemble des parties prenantes du projet (chirurgien, cadre, infirmière, anesthésiste, informaticien…). Cette étape, même si fastidieuse, est essentielle pour choisir une solution qui soit ergonomique, appréciée et donc utilisée quotidiennement au maximum de son potentiel et de ses fonctionnalités.
Votre objectif est qu’elle soit vite adoptée et que vous n’en entendiez plus parler : "No news, good news". Il est donc fondamental de cerner les attentes, les craintes, les questionnements de chacun très tôt dans le projet, pour pouvoir les intégrer à la solution finale.
Dans le cas des chirurgiens, généralement, ils passent très vite sur la machine et se font une image rapide et parfois subjective du système et de l'ensemble de ses capacités. Ils vont baser leur jugement sur des critères comme le design/le look de l’appareil, la marque et quelques qualités techniques. Dans la majorité des cas, ils ne sont pas amenés à manipuler le système. Ce qui va les intéresser c’est davantage de savoir comment il pourront enregistrer leurs vidéos ? Comment pourront-ils les récupérer ? Est-ce qu’ils pourront donner une conférence dans un amphi à partir de la salle d’opération ? Autant de préoccupations auxquelles il faut trouver une réponse simple.
Les infirmiers/ères de bloc, aides de salle, sont les "vrais" utilisateurs du système. Bien souvent ils ne sont sollicités qu’une fois le choix de la solution faite. Il faudrait les inclure bien plus tôt, dès la phase de démonstration de la machine pour constater leurs premières réactions, la manière dont ils se l’approprient, les questions et remarques que l’interface suscite chez eux. Après tout, ce sont eux qui vont le manipuler. L’infirmière ou l’infirmier qui va l’utiliser quotidiennement recherche avant tout la sérénité : savoir prendre en main la machine rapidement et accéder aux fonctionnalités essentielles en un clic, intuitivement. Par ailleurs, il sera sensible à la fiabilité et il va être important pour lui d’identifier facilement la source d’un dysfonctionnement s’il se présente.
Enfin, les informaticiens sont très sensibles au sujet de la cyber sécurité. Avec l’arrivée de normes de plus en plus exigeantes, ils sont les garants de la sécurité des données patients véhiculées au sein de l'établissement. Ils se posent beaucoup de questions techniques et cherchent des réponses claires, précises et pertinentes proposées par le système par rapport à l’infrastructure dont ils sont responsables. D’où l’importance de les rediriger vers un interlocuteur ou document qui les renseigne efficacement. Il n’est encore pas tout à fait naturel pour le service IT de descendre au bloc opératoire. En effet, cela fait relativement peu de temps que les informaticiens sont concernés de près par toutes ces questions relatives à l'ambiance chirurgicale. Aujourd’hui, la technologie omniprésente a changé la donne et ils sont indispensables et interviennent dès la définition du projet de VM sur le dimensionnement de l'infrastructure : les accès informatiques au bloc opératoire, aux données patients, la vitesse d’échange des données, le fonctionnement du réseau de l’établissement et enfin la sécurité des machines.
Abordons ici un sujet important qui est celui de l’évolutivité et de la compatibilité ascendante. Particulièrement dans le secteur du VM, l’évolutivité est LE SUJET qui est au centre des préoccupations des biomédicaux dans le cadre d'un nouveau projet. En effet, personne ne veut investir une grande somme d’argent dans un nouvel équipement, amortissable sur 5 à 10 ans, alors qu'il peut devenir obsolète au bout de deux ans.
Le conseil que l’on souhaite donner ici est d'anticiper, dès le choix de votre solution VM, ce que vous voudrez y connecter dans le futur. En bref, prenez la boule de cristal !
C’est loin d’être une mauvaise blague. Pourquoi vous dit-on cela ? Car tout besoin ne peut pas être évolutif sans entraîner derrière un changement conséquent de matériel.
Il y a certains besoins auxquels on peut répondre par une simple modification logicielle ou par l'ajout d’un simple module matériel indépendant (ex : mise à jour de mon système Windows 7 en Windows 10 ou rajouter un convertisseur de signal SDI en HDMI). Mais il y a aussi des besoins qui portent notamment sur une évolution technologique, les capacités de raccordement et d’autres fonctionnalités qui nécessitent le remplacement d’un système tout entier (ex. compatibilité d'un système Full HD avec des sources 4K/3D).
Nous avons conscience de la difficulté de la chose. En tant que fabricant nous sommes également impactés par les évolutions et devons en permanence tester et valider pour nous adapter. En effet, les produits et les composants technologiques des fournisseurs de matériel ayant une durée de vie de plus en plus courte nous devons nous assurer de la compatibilité et de la pérennité des équipements que nous proposons.
A noté que ce n’est pas sans conséquence sur votre budget initial. On peut proposer une solution au prix le plus juste par rapport à vos besoins actuels. Mais le prix de la solution qui répondra aussi à vos besoins futurs est souvent plus onéreuse au départ, mais plus rentable sur le long terme.
En effet : Si vous possédez des sources Full HD, demandez-vous si dans un an ou plus vous allez être amené à les changer en 4K en achetant du nouveau matériel comme une colonne d’endoscopie exclusivement en 4K par exemple. Si c’est le cas, il faut opter dès le départ pour un système de VM capable de capturer, router toutes les sources jusqu’à la 4K, tout en étant compatible avec de la Full HD souvent proposé en enregistrement. Certes vous allez payer davantage au départ, mais vous pourrez raccorder sans difficulté votre future colonne 4K sans dépense supplémentaire. A l’inverse, « faire évoluer votre système Full HD» peut impliquer des changements matériels tels, que vous auriez l’impression de repayer un nouveau système.
Dans notre domaine, ce qui fait l’objet d’évolution reste principalement le câblage et c’est souvent lui qui limite ou garantit cette fameuse « évolutivité ». Depuis quelques années déjà, nous remarquons une attention toute particulière portée sur le câblage dans les appels d’offres. Des précisions et des demandes spécifiques liées à une technologie en vue de garantir une évolutivité future : qu’est-ce que cela signifie ? Tout simplement que les ingénieurs biomédicaux veulent s’assurer d’investir dans une infrastructure qui ne bougera pas au minimum pendant 10, 15 voire 20 ans. Et que lorsqu’ils modernisent leurs équipements au bloc, ils ne soient pas obligés de refaire toute la connectique et tout le câblage. En effet, le temps d’immobilisation des salles d’opérations pendant les travaux et déploiement de ces solutions a un impact significatif sur l’organisation globale du bloc, pour le personnel comme pour les patients.Et ce qu’ils veulent éviter à tout prix c’est une perte d’exploitation supplémentaire.
Pour conclure, le choix d’un système de VM nécessite d'avoir une vision globale du projet. Cette vision se construit en regroupant les contraintes, les besoins réels, les attentes, les souhaits, et les perceptions de chaque partie prenante de ce projet, tout en anticipant les besoins futurs.
Afin de mettre en place du VM dans votre établissement, il n’y a pas de prérequis en termes d’infrastructure ou de technologie pour le premier niveau d’équipement. Autrement dit, nous pouvons installer du VM dans n’importe quel hôpital ou clinique sans difficulté, peu importe son équipement existant et l’ancienneté des locaux. Le tout ne sera qu’une affaire de câblage, de connectique et de serveur pour le stockage des données, s’il y en a.
Pour le deuxième et troisième niveau, l’établissement devra s’équiper d’une infrastructure réseau solide et performante pour assurer un fonctionnement optimal de la communication (transfert, streaming et/ou visio-conférence).
En effet, lorsque vous équipez une salle d‘opération pour faire de la formation, il est primordial de proposer une qualité d’image à tout le moins équivalente à ce que les étudiants pourraient percevoir s’ils étaient présents "physiquement" dans la salle, autrement dit, s’ils "voyaient avec leurs propres yeux". Il ne faut pas induire de perte d’information, des gestes chirurgicaux mal retransmis ou hachés, à cause d’un mauvais réseau ayant une bande passante insuffisante.
Evidemment, la technologie ne remplacera pas les yeux des étudiants, mais l’idée est de garantir une qualité suffisante au travers d’une définition associée à une bonne fluidité de l’affichage.
80% du prix de votre VM doit servir à financer les options de base : capturer, router et afficher les sources. L’investissement comprend l’achat de matériel (unité de pilotage, moniteurs, câbles et connectiques) et le coût de l’ingénierie et de la gestion de projet. Les fonctionnalités "enregistrer et archiver, communiquer" s’appuient largement sur vos équipements et infrastructures existantes et l’achat complémentaire de logiciel.
Ce qu’il faut retenir de cette partie, c’est qu’un projet de VM concerne un nombre croissant d’interlocuteurs. C’est aussi un projet qui se conçoit de manière globale et vient s’inscrire dans une politique stratégique de l’établissement de santé. Bien que l’ampleur de l’investissement et des travaux varient d’un projet à l’autre, l’impact en termes d’image et de réputation de l’établissement est important. Ce que recherchent les hôpitaux en s’équipant d’un système de VM, c’est avant tout une image de modernité. L’enjeu est de rassurer les patients, mais aussi d’attirer de nouveaux talents de plus en plus conquis par la numérisation.
A chaque projet, correspond une solution. Néanmoins, cela fait 20 ans que nous travaillons dans le secteur du VM en France et depuis plus de 10 ans à l’international, et que nous avons vu émerger un besoin standard ou minimum.
Face à ce constat, notre équipe de développement a conçu un produit qui répond à ce besoin minimum afin de s'adapter facilement à toutes les situations, peu importe l’état d’avancement des travaux du site. Ainsi, nous avons mis au point le SurgiMedia XL.
Un produit qui synthétise l'ensemble des besoins et contraintes évoqués, en s’adaptant à toutes les exigences standards des blocs opératoires. Eprouvé depuis 2016, il a été installé dans les établissements comme l’Hôpital Necker AP-HP (Paris), la Clinique Saint Antoine (Nice), la Clinique Saint Vincent (Réunion), le CHR Metz-Thionville (Ars-Laquenexy), l’Hôpital universitaire de Wroclaw (Pologne) et bien d’autres.
Luc Fagot, ingénieur biomédical chez Clinifutur témoigne :
« Qu’appréciez-vous dans le SurgiMedia XL plus particulièrement ? Système indépendant (non lié à un fournisseur d'équipement), grande souplesse d'intégration des différentes sources vidéo, ergonomie d'utilisation, adaptation du produit aux besoins client. »
En consultant la brochure commerciale du produit SurgiMedia XL, vous pourrez facilement vous rendre compte si le produit correspond à votre projet. Si toutefois ce n’était pas le cas, ISIS propose une large gamme de solutions, pour le bloc opératoire.
Pour certains acheteurs, il est préférable de ne dialoguer qu’avec un seul interlocuteur capable de fournir l’ensemble des équipements médicaux de la salle d’opération (les bras chirurgien, les bras d’anesthésie, les éclairages opératoires avec ou sans caméra, les tables d’opération, le VM). L’achat de ce type de bloc "clef en mains", même s’il apporte une certaine sérénité à l’acheteur en le déchargeant de la maitrise d’œuvre de son projet, peut s’avérer plus onéreux au final, sans l’exonérer de choix amonts importants décrits en Partie 1.
Le fournisseur indépendant spécialisé en VM, parfois associé à un seul partenaire, est donc l’autre solution d’achat, permettant une réponse "sur mesure" à ces différentes contraintes.
Bien évidemment, la gestion du projet incombe aux responsables biomédicaux, et cela peut en effrayer certains. Mais en réalité, on pense bien souvent à ces systèmes VM en dernier, ce qui nous impose de constamment nous adapter aux différents intervenants qui viennent en amont du projet et qui équipent la salle en bras, éclairages, tables etc.. Nous devons donc nous interfacer et dialoguer avec plusieurs corps de métiers, qu’ils soient externes (imageurs, fabricant d’éclairages, bras, tables …) ou internes à l'établissement (électriciens, services techniques et informatiques …), et bien évidemment nous en sommes devenus des spécialistes !
Bien souvent, pour les projets indépendants, nos partenaires et nous-même devenons maître d’œuvre, et intervenons sur site directement pour coordonner le chantier en lien avec nos équipements.
Ainsi, faire appel à un fournisseur indépendant n’est pas insurmontable. Au contraire cela apporte bien souvent davantage de flexibilité et d’agilité dans votre projet, sans parler de l’aspect financier plus avantageux.
A la question initiale qui était « existe-t-il un besoin minimum en VM ? » nous pouvons répondre OUI, sans hésitation. Ce besoin minimum reste constant dans le temps et ne semble pas impacté par les évolutions technologiques. Les fonctionnalités (router, afficher, enregistrer, etc.) et les capacités souhaitées (nombre de sources vidéos, nombre de moniteurs) ne changent pas. Finalement, c’est au niveau de la notion de confort que les changements technologiques ont le plus d’impact ; confort visuel et ergonomique qui est propre à chaque équipe chirurgicale et dépend de la manière dont chacune souhaite travailler. D’où l’importance de construire le projet très en amont avec tous les membres de l’équipe et en intégrant les interlocuteurs informatiques, qui font en sorte que ces exigences VM s'intègrent de manière optimale dans une infrastructure performante et sécurisée. Enfin, tout est une affaire d’équilibre entre les exigences de l’équipe et les budgets, accordés par l’établissement. Des solutions SurgiMedia existent pour tous les projets et pour tous les budgets, il suffit de savoir ce qu’on veut avec précision !