Comment optimiser l'acquisition et l'utilisation des systèmes de gestion vidéo ?
L'acquisition de systèmes de gestion vidéo (VM) pour les blocs opératoires est très souvent peu (ou pas) optimisée car elle ne répond pas à une règle élémentaire de logique : l'adéquation entre les besoins réels et le matériel acheté. En effet, le plus souvent le besoin est évalué de manière générale et le matériel choisi répond à ce besoin alors que selon chaque spécialité, et parfois chaque type d'intervention, le besoin peut être extrêmement différent.
L'ingénieur biomédical en charge de l'acquisition aura tendance à choisir un système VM qui correspond à la moyenne des besoins énoncés par les futurs utilisateurs (comme le plus petit dénominateur commun) alors qu'il est beaucoup plus judicieux de prendre le temps d'identifier les besoins spécifiques de chaque utilisateur ou, au minimum, de chaque salle d'opération en fonction des types d'interventions qui y seront pratiquées. Typiquement, une salle où l'on pratique principalement l'endoscopie ne nécessitera pas le même équipement qu'une salle de neurochirurgie, de chirurgie orthopédique ou de cardiochirurgie. Les salles hybrides ou interventionnelles répondent à un cahier des charges complètement différent et très spécifique.
De même, si l'on demande à un futur utilisateur combien de sources vidéo il pourrait avoir besoin d'utiliser en même temps, il aura tendance à garder une marge de manœuvre et à surdimensionner ses besoins. Ainsi, la plupart des systèmes seront configurés avec trop d'entrées vidéo (et le câblage, les convertisseurs, les encodeurs et les licences logicielles qui vont avec), d'où un prix nettement plus élevé.
En outre, lors de la collecte des besoins, de nombreuses caractéristiques sont souvent demandées, dont certaines sont très peu ou jamais utilisées par la suite. C'est comme si "nous" préférions choisir le"modèle toutes options", surtout quand "c'est pas nous qui paye".
Ainsi, les tout premiers systèmes de gestion vidéo apparus sur le marché il y a près de vingt ans étaient certes très performants, très complets mais aussi très complexes, très encombrants, très bruyants, très chers, très tout et surtout très ...surdimensionnés.
Avec le recul, les sites qui ont acquis ces systèmes se sont rendu compte qu'ils utilisaient à peine 10 % des fonctions incluses et ont donc payé avec. En général, l'acquisition suivante se fera vers un système beaucoup plus simple (et donc moins cher) limité aux seules fonctionnalités qui étaient effectivement utilisées avec le système précédent et c'est très souvent à ce stade que l'ISIS est sollicité.
Une autre erreur conceptuelle, plus récente, et surtout liée à l'utilisation de la technologie vidéo IP est de vouloir partager les systèmes VM. Sous couvert d'une interconnexion facile entre les différentes salles d'opération, les systèmes sont connectés sur une seule unité centrale et même si des précautions élémentaires sont prises pour sécuriser cette unité centrale, le risque de panne existe cependant toujours et "quand la chaudière de la copropriété est en panne, tout le monde a froid".
Par expérience, on peut dire que l'interconnexion entre deux salles d'opération n'a pratiquement aucun intérêt, les opérateurs n'ayant pas besoin de visualiser une source vidéo connectée dans une autre salle et les communications audio/vidéo entre deux salles étant parfaitement possibles par d'autres moyens. En revanche, le fait que chaque système soit complètement indépendant garantit le bon fonctionnement de l'ensemble du bloc opératoire et permet, le cas échéant, de répartir les interventions sur les salles d'opération ''restantes''.
Maintenant que nous avons optimisé l'acquisition et que l'installation a répondu aux attentes de tous, l'étape suivante est l'utilisation correcte des systèmes et, là encore, il est essentiel de respecter quelques règles de base.
Formation du personnel: si les décideurs pour l'acquisition du système VM sont généralement des ingénieurs biomédicaux et des chirurgiens, les véritables utilisateurs "quotidiens" sont le plus souvent les infirmières de salle d'opération. Il est donc essentiel que chaque personne amenée à utiliser le système soit correctement formée. Il est de la responsabilité des cadres de bloc opératoire d'assurer les formations nécessaires et ce, non seulement au moment de l'installation initiale mais aussi tout au long de son utilisation car, de nos jours, la rotation du personnel de salle d'opération est très importante.
Par expérience, et dans la mesure du possible, il semble judicieux d'identifier un ou deux "référents" plus familiariséss avec les technologies mises en œuvre dans les systèmes de vidéo management et qui interviendront en première ligne en cas de problèmes avec le dispositif (mauvaise utilisation ou défaillance) et qui agiront comme agents(doubles, s'ils sont deux) en liaison avec les services techniques de l'entreprise qui ont installé les systèmes.
Maintenance en conditions opérationnelles: même si ce type de systèmes de VM, principalement basés sur l'intégration d'ordinateurs et de systèmes électroniques, ne nécessite pas de maintenance particulière, il peut être judicieux de vérifier périodiquement leur bon fonctionnement, mais aussi l'intégrité des différentes connexions, câbles et autres dispositifs utilisés, qui souffrent davantage de l'utilisation quotidienne des systèmes par le personnel.
Les évolutions matérielles et logicielles: un système VM est une acquisition importante et, quel que soit le nombre de systèmes installés, représente toujours un budget considérable. En effet, l'objectif est de maintenir ces systèmes opérationnels le plus longtemps possible mais aussi de les faire évoluer pour qu'ils soient plus performants mais aussi le plus compatibles possible avec les évolutions technologiques (IP, fibre optique, 4K,8K, etc.), actuelles et futures.
Le choix des câbles de transmission: pour les interconnexions, il peut être judicieux de ne pas avoir à choisir une technologie de câblage qui se limitera à une technologie vidéo particulière. Récemment, sur un site qui hésitait entre les deux technologies HDMI et IP, nous avons proposé un double câblage : des liaisons hybrides (fibre optique + cuivre) compatibles avec HDMI et une fibre optique simple (double LC multimode) compatible avec IP. La technologie HDMI ayant finalement été adoptée par le site, les fibres optiques multimodes ne seront pas utilisées dans un premier temps mais pourront l'être si le site migre un jour sur une technologie IP. Le delta financier de ce "double câblage" est extrêmement raisonnable voire insignifiant en termes de travaux d'infrastructure.
Approche vertueuse: ISIS dispose de plusieurs sites historiques de plus de 10 ans, certains choisissant des évolutions logicielles et matérielles constantes et régulières et d'autres faisant évoluer leur système en une seule étape. L'objectif est de limiter les remplacements massifs de matériel qui sont coûteux pour le système de santé et... pour la planète.
Evoluer OUI - Remplacer NON !
Cette approche responsable, ISIS la propose à certains sites qui ont fait d'autres choix il y a plusieurs années mais dont les entreprises qui fournissaient les systèmes ont soit disparu, soit ne veulent (ou ne peuvent) pas mettre à niveau leurs systèmes et proposent de remplacer leurs équipements par de nouveaux.
Sur plusieurs sites, ISIS est intervenu en tant que "spécialiste de la gestion vidéo" et, après une étude spécifique, a proposé une solution permettant de réutiliser une grande partie de l'installation et du câblage initial, lorsque cela était possible et compatible avec les nouvelles technologies utilisées.
En conclusion: s'il est très important de choisir le ou les systèmes de gestion vidéo qui seront utilisés dans le bloc opératoire, il est également important de planifier la meilleure utilisation possible et d'anticiper leur évolution technique et, ainsi, d'éviter une mauvaise expérience très coûteuse.